De gemeente Geertruidenberg heeft in juni 2017 30.000 MB bouwvergunningen Raamsdonk op digitale wijze overgebracht naar het e-depot van Regionaal Archief Tilburg. Zij hebben hiermee een primeur: het zijn de eerste data die duurzaam worden opgeslagen in het elektronisch depot van het archief in Tilburg. Via onze website zijn deze documenten online te
doorzoeken en op te vragen. Voorheen was het alleen mogelijk bouwvergunningen in de studiezaal of bij de gemeente zelf te bekijken nadat de originelen uit het depot waren gehaald.
Live ‘ingest’
De ontwikkelingen op het gebied van e-Depots (elektronische depots) zijn binnen de archiefwereld redelijk nieuw. Dat ons archief nu een werkend e-depot heeft (waar digitale documenten in kunnen worden opgeslagen én er weer uitgehaald om ze online te tonen) laat zien dat we nog steeds voorop lopen met digitale ontwikkelingen. Tijdens een landelijk congres voor archivarissen, de KVAN-dagen op 12 en 13 juni, hebben de gemeente Geertruidenberg, software-leverancier Picturae en Regionaal Archief Tilburg het e-Depot gepresenteerd aan de vakgenoten. Er werd live een zogenaamde ‘ingest’ uitgevoerd. Met een ingest wordt bedoeld dat een hoeveelheid data wordt gecontroleerd, aangevuld en opgenomen in het e-depot. Onder grote belangstelling werd gevolgd of de data goed terecht kwamen in het e-depot. Aan het eind van de presentatie bleek dit het geval te zijn. De Powerpoint-presentatie is terug te kijken via
Slideshare.
Inzien van bouwdossiers
Met de levering van de 30 GB aan data heeft Geertruidenberg een eerste grote levering van digitale bouwdossiers overgebracht. In de komende maanden worden alle bouwdossiers van 1928 tot en met 1996 via deze weg beschikbaar. Hier vallen ook de bouwvergunningen van Raamsdonk en Raamsdonksveer onder. Voor mensen in die gemeenten die een bouwdossier willen inzien (voor een verbouwing of koop van een huis) betekent dit dat een bezoek aan het loket van de gemeente of de studiezaal van het archief in Tilburg niet meer nodig is, mits het huis vóór 1996 is gebouwd of verbouwd.
Aansluiting van andere gemeenten
Met deze succesvolle eerste ingest hebben we het e-depot in gebruik genomen en kunnen ook andere gemeenten uit ons werkgebied aangesloten worden. Het ontwikkeltraject voorafgaand aan de bouw van het e-depot heeft ons veel kennis opgeleverd. De fase van de bouw, die we samen met Picturae hebben ondernomen, is hiermee voortvarend verlopen. Deze kennis en ervaring gebruiken we in de toekomst om de werkzaamheden aan het e-depot verder uit te breiden en om andere gemeenten aan te sluiten. Wat we ontwikkeld hebben is zo succesvol dat andere archiefdiensten voor dezelfde oplossing gekozen hebben of daar interesse in hebben.
De gegevensopslag op orde
Binnen ons archief zijn we alweer aan het nadenken over de volgende fase: het leggen van een geautomatiseerde koppeling tussen systemen van de gemeenten en het e-depot. De data die gemeenten produceren en bewaren worden dan niet handmatig in het e-Depot geplaatst, maar via de automatische koppeling overgebracht.
