Regionaal Archief Tilburg ontvangt regelmatig nieuw materiaal in beheer. Dit kan zijn van de twaalf gemeenten waar we voor werken, maar ook van bedrijven, verenigingen of particulieren. Zodra wij materiaal krijgen aangeboden, gaat de gemeentearchivaris in gesprek met de aanbieder. We kunnen helaas niet álles aannemen, dus we zijn selectief. Als de gemeentearchivaris besluit dat we het materiaal in beheer nemen, bepalen we samen met de gever wat er moet gebeuren om het goed over te dragen.
Vereisten voor de overdracht
Voor het overdragen van materiaal is er een aantal vereisten. De archiefwet schrijft een aantal strikte normen voor waaraan te bewaren materiaal moet voldoen. Hoe meer het materiaal door de gever is voorbereid op deze normen, hoe beter, makkelijker en sneller wij het in beheer kunnen nemen.
Om een voorbeeld te geven van de normen:
- Het archiefmateriaal moet zuurvrij verpakt worden (zowel de omslag van een dossier als de doos eromheen).
- Als er iets van plastic in de verpakking zit, dan mag dat alleen weekmakervrij zijn (dus alleen polyethyleen, polipropyleen en polyester).
- Alle elastiekjes, nietjes, paperclips, plastic bandjes, plakband etc. moeten eruit verwijderd zijn.
- De verpakkingsdozen mogen niet te strak gevuld zijn. Er moet ruimte zijn om er een vlakke hand bij in te steken.
Regionaal Archief Tilburg hanteert hierbij de kwaliteitseisen van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed
Voorbeelddoos
Lever je een groot archief aan, dan doen wij van te voren steekproeven om te kijken hoe de staat van het archief is. Hierbij wordt ook gelet op eventuele schimmels, beestjes, vocht of viezigheid in het materiaal. Je ontvangt aanwijzingen om het archief aan te pakken voordat het wordt overgedragen. Ook ontvang je een voorbeelddoos met handleiding te leen, waarin precies te zien is hoe wij het materiaal willen ontvangen. Daarin zit een lijst van leveranciers waar de materialen te koop zijn, die je nodig hebt bij de materiële verzorging.
Met deze voorbeelddoos kan het voorbereiden van je archiefmateriaal bijna niet mis gaan! Je ziet zelfs vouwinstructies voor de zuurvrijedozen (de witte kant naar binnen!).
Stickers
Archiefddossiers en –dozen worden gestickerd. Deze stickers zorgen er voor dat iedereen kan zien wat erin zit en dat het materiaal in het enorme depot niet verloren gaat. Opbergen volgens onze plaatsingslijst is essentieel en archiefpersoneel vindt het makkelijk terug. Vóór overdracht worden afspraken gemaakt over deze stickers en wat daarop komt te staan, in elk geval een archiefnummer, archiefnaam, periode en inventarisnummer.
Nummering is afhankelijk van de inventaris. Vaak ontvangen wij archieven waar al een inventaris van is. Is er echter nog geen inventaris gemaakt, dan wordt degene die het materiaal overdraagt gevraagd om indien mogelijk een inventaris te maken.
Alleen door materiaal op de juiste manier aan te leveren bij ons archief, kunnen wij het opnemen in de collectie.
