Begrippenlijst

AIP

Archival Information Package.
Het geheel van archiefbestanden en bijhorende metadata dat na opname in het systeem is opgeslagen en wordt beheerd.

CTS

CoreTrustSeal.
Dit is een organisatie uit het archiefvakgebied, dat wereldwijd certificaten voor e-depots uitreikt na een collegiale kwaliteitsbeoordeling. Het CTS-certificaat staat voor kwaliteit bij de opslag en beheer van digitale data voor langdurige opslag. Het biedt onze gemeenten vertrouwen en zekerheid in het behoud van data in ons e-depot.

Digitale duurzaamheid is het voor de lange termijn bruikbaar houden van digitale documenten.

Dissemination Information Package.
Het geheel van archiefbestanden en bijhorende metadata dat aan een archiefgebruiker ter beschikking wordt gesteld.

Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

Een informatieobject is een generiekere term voor het veelgebruikte begrip document dat beperkter van reikwijdte is. Een informatieobject kan van alles zijn, ongeacht aard en vorm: een tekstverwerkingsdocument, een papieren brief, een webpagina, een landkaart, een foto, een geluidsopname, een dataset, een blog, etcetera. En ook een digitaal ontvangen of gecreeerd informatieobject dat bestaat uit meerdere fysieke informatieobjecten, zoals een aanvraag (als tekstdocument) met bijbehorende tekening (CAD-formaat) en berekening (spreadsheet) of een email met bijlage(n).

Ingest is het proces waarbij de bestanden en metadata in de SIP worden gecontroleerd op virussen en op de juiste bestandsformaten. Na goedkeuring worden ze opgenomen in het e-depot.

Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie.
MDTO is een norm voor het vastleggen en uitwisselen van eenduidige metagegevens om de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie mogelijk te maken.

Open Archival Information System.
Het ‘OAIS reference model’ is een abstracte voorstelling van een informatiesysteem voor de langetermijn-opslag van digitale data. Het model brengt alle functies in kaart die nodig zijn voor het duurzaam archiveren en beschikbaar stellen van informatie, zoals het inlezen van de data, de opslag, het beheer, het regelen van de toegankelijkheid en het beschikbaar stellen.

Preservering gaat over processen en activiteiten die betrekking hebben op de zorg voor de technische en intellectuele instandhouding van authentieke archiefbescheiden door de tijd heen.

Record Information Package.
De RIP bevat alle metadata van de verschillende aggregatieniveau’s. In de aanlevering van de RIP zitten per batch een TopX bestand + losse pdf bestanden. Binnen de batch is opdeling in mappen niet toegestaan.

TMLO

Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden.
TMLO draagt bij aan standaardisatie van het vastleggen en uitwisselen van metagegevens door overheden. Dit is belangrijk omdat standaardisatie bijdraagt aan de moeiteloze uitwisseling van informatie tussen (overheids-)organisaties.

Het metadatamodel is vertaald naar een machineleesbare vorm: het XML-formaat ToPX. In deze vorm kan het e-depot metadata conform het metadatamodel automatisch verwerken. De software van het e-depot controleert daarbij de structuur en de aanwezigheid van verplichte elementen.

Dit is een tool waarmee gemeenten zelfstandig metadatabestanden in csv. formaat kunnen converteren naar gevalideerde XML bestanden in de RIP-ToPX structuur.