Op 30 maart en 5 april heeft Regionaal Archief Tilburg een plan van aanpak getekend met respectievelijk Drimmelen en Geertruidenberg over de aansluiting op een e-depot. Dat staat voor elektronisch depot, een digitale opslag voor archiefdocumenten. De ontwikkeling van een e-depot stond kort geleden nog in de kinderschoenen. Regionaal Archief Tilburg heeft vaart gezet achter de ontwikkeling van een systeem en is mogelijk het eerste archief in Nederland dat binnenkort een werkend e-depot heeft, van waaruit de digitale archiefdocumenten via de website beschikbaar zijn.
Gemeenten werken steeds meer digitaal, dus zonder documenten op papier te bewaren. Na verloop van tijd worden deze digitale dossiers overgedragen aan een archiefbewaarplaats, die ze voor de toekomst opslaat, beheert, presenteert en preserveert. Een e-depot is op zich te vergelijken met een analoog (lees: papieren) depot. Het grote verschil is echter dat de documenten in een e-depot ‘digital born’ zijn. Ze zijn op digitale wijze aangemaakt en er bestaan geen papieren originelen van. Dat is wat anders dan het scannen van documenten, iets wat archieven nu op grote schaal doen. Bij het scannen wordt uitgegaan van een papieren origineel, dat óók bewaard wordt. In de Archiefwet is vastgesteld dat archieven altijd originelen bewaren. Bij ‘digital born’ documenten zijn het dus de digitale bestanden die als origineel worden beschouwd.
Een aparte categorie is het ‘digital reborn’ materiaal: oorspronkelijk op papier, maar gescand, waarbij het origineel op papier wordt vervangen voor het digitale exemplaar. De papieren versie wordt dan niet bewaard. Voor beide categorieën van documenten gaat Regionaal Archief Tilburg de opslag en het beheer aanbieden op een manier die past binnen de Archiefwet.
Belangrijk bij een e-depot is dat elk document kenmerken meekrijgt als het wordt opgeslagen, zogenoemde ‘metadata’. Door die data is elk document snel en eenvoudig terug te vinden. Dit vereist een andere werkwijze van de gemeenteambtenaren die de documenten aanmaken, maar het levert daarna heel veel tijdswinst op voor degenen die het document gebruiken. Dat geldt zowel voor de collega-ambtenaren als voor de latere archiefonderzoekers die het document willen raadplegen. Nog een groot voordeel: documenten in een e-depot zijn snel en eenvoudig via een website te bekijken, zonder naar een archief te hoeven reizen, stukken op te vragen, ze uit een depot te halen etc. Bij het traditionele archief moet altijd een inventaris gemaakt worden om te weten wat er in een archief zit en waar welk stuk teruggevonden kan worden. Bij een e-depot is het (vaak achteraf) maken van zo’n inventaris niet meer nodig, omdat er vanaf het begin al metadata aan gehangen zijn.
Met Drimmelen en Geertruidenberg start Regionaal Archief Tilburg nu een fase van twee jaar, waarin in drie fasen de gemeenten worden aangesloten op het e-depot. In de eerste fase gaat het voornamelijk om ‘digital reborn’ materiaal dat wordt opgenomen. In de tweede fase wordt het document-systeem van de gemeente aangesloten op het e-depot in Tilburg, waarbij ‘digital born’ materiaal wordt overgebracht. In de laatste fase gaat het om het uitplaatsen van dossiers, zonder dat er feitelijk wordt overgedragen. Het archief neemt dan digitale dossiers in beheer, die de gemeente nog kan raadplegen.
Regionaal Archief Tilburg heeft ook de archieven van de gemeenten Tilburg, Oisterwijk, Oosterhout, Dongen, Hilvarenbeek, Gilze en Rijen, Baarle Nassau, Alphen en Chaam, Loon op Zand, Goirle in beheer. De verwachting is dat in 2020 alle twaalf gemeenten uit het werkgebied zijn aangesloten op het e-depot. Het archief ontwikkelt het systeem achter het e-depot samen met de firma Picturae. Verschillende archieven in Nederland hebben al interesse getoond. De nu ontwikkelde techniek kan voor meerdere archieven de mogelijkheid bieden een e-depot te beginnen.
Leidt het elektronisch depot ertoe dat er papieren archief weggegooid gaat worden? Nee, zeker niet! De twaalf kilometer aan archiefmateriaal die nu in de depots liggen opgeslagen zijn originelen, en die status kan nooit vervangen worden door een digitale variant. De archiefkasten bij de gemeenten zullen wel leger worden: de laatste papieren archieven worden in de komende twintig jaar overgedragen en daar komt geen nieuw papieren archief voor terug. Wat enorm in omvang zal groeien is de digitale opslag van dossiers. Regionaal Archief Tilburg ziet uit naar deze nieuwe manier van werken en ziet de toekomst van het digitaal opslaan, beheren en presenteren van archieven met vertrouwen tegemoet.
Eerste foto: in Geertruidenberg, Gert-Jan de Graaf en Marcel van Ree
Tweede foto: in Drimmelen vlnr Ad de Jong, Cock de Boer, Jan Kuipers, Gert-Jan de Graaf, Hans Jansen
