Aansluiting op e-depot
Het grote voordeel van het gebruiken van het e-depot is het waarborgen van het bewaren van archiefdocumenten. Zo is het voor gemeenten mogelijk om de bestanden ook al vóór de wettelijke termijn over te brengen. We hechten veel belang aan het bieden van toegang tot de digitale archieven via onze website. Dit betekent dat gemeenten ten alle tijden bij hun eigen data kunnen zodra het in het e-depot staat.
We verzorgen opslag, toegankelijkheid en preservatie van digitale archieven. De data is en blijft eigendom van de gemeente. We beheren deze, zoals wij dat ook voor de papieren archieven doen. Mutaties in de metadata (bijvoorbeeld omtrent openbaarheid) zullen altijd uit opdracht van, of in overleg met, de gemeente gebeuren.
Verschillende opzetten
Het overbrengen van de digitale archieven naar ons e-depot kan op twee manieren. Deze hebben wij ‘Fase 1’ en ‘Fase 2’ genoemd:
- Een Fase 1-aansluiting houdt in dat digitale archiefdocumenten op handmatige manier worden overgebracht; dit kan in bulk. Dit komt meestal voor vanuit het digitaliseren van fysieke documenten, die daarna ondergebracht kunnen worden in het e-depot.
- Bij een Fase 2-aansluiting wordt er een directe koppeling tussen de gemeentelijke systemen en het e-depot gelegd. Aan de hand van deze koppeling kan de gemeente zelf stukken bij het e-depot aanleveren.
