Metadata

Metadata zijn beschrijvende gegevens over gegevens: dat wil zeggen dat deze context bieden voor het begrijpen van de inhoud van een document. We hebben het hier over gegevens als inhoud, afkomst, structuur, bestandssoort en plaatsing in de tijd.

Het vastleggen van metadata is essentieel voor het vaststellen van de authenticiteit van archiefbescheiden en maakt daarnaast het beheren, ontsluiten en raadplegen ervan mogelijk. Metadata zijn van groot belang voor interpretatie en uitwisseling van die archiefbescheiden. 

Deze metadata zijn in allerlei verschillende structuren in te richten. Voor overheidsinstanties zijn er twee standaarden die als structuur gebruikt kunnen worden. Metadatagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO) is de nieuwe standaard waarin te archiveren stukken voorzien worden van metadata. De voorganger hiervan is het Toepassings-profiel Metadata Lokale Overheden (TMLO).

Om de beschreven metadata voor het e-depot leesbaar aan te bieden, dient iedere set metadata te worden vertaald naar een door de computer te lezen XML-bestand. Op basis van dit bestand doet Regionaal Archief Tilburg controles op de volledigheid en leesbaarheid van de aanlevering.