Metadata
Metadata zijn beschrijvende gegevens over gegevens. Metadata zijn hierdoor gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie én het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. Metadata zijn voor het e-depot belangrijk, omdat zij de context en daarmee de authenticiteit van de bestanden onderbouwen.
Waarvoor dienen metadata?
Het vastleggen van metadata is essentieel voor het vaststellen van de authenticiteit van archiefbescheiden en maakt daarnaast het beheren, ontsluiten en raadplegen ervan mogelijk. Zij zijn van groot belang voor interpretatie en uitwisseling van die archiefbescheiden.
Gedetailleerde informatie over het gebruik van metadata is te vinden in het Toepassings-profiel Metadata Lokale Overheden (TMLO), respectievelijk Metadatagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO).
Aggregatieniveaus
Een aggregatieniveau is een niveau waarop een record wordt beschreven. Binnen TMLO bestaat een hiërarchische onderverdeling van vier niveaus. Deze aggregatieniveaus zijn onderverdelingen binnen elk archiefdeel, de structuur van de opbouw, die voor hun beschrijving qua vorming elk unieke kenmerken hebben.
Structuur
| Niveau | Aggregatietype | Aantal | Verplicht |
| 1 | Archief | Eén (1) | Verplicht |
| 2 | Serie | Eén (1) | Niet verplicht |
| 3 | Dossier | Eén of meer ( 1, 1<) | Verplicht |
| 4A | Archiefstuk | Eén of meer ( 1, 1<) | Verplicht |
| 4B | Bestand | Eén of meer ( 1, 1<) | Verplicht |
Onder aggregatieniveau wordt de bovenstaande archiefhiërarchie verstaan.
Het hoogste aggregatieniveau is van het type Archief. Het daarop volgende aggregatieniveau Serie wordt thans door Regionaal Archief Tilburg niet toegepast en is dus ook ongewenst in de vorming van het TopX-bestand door de aanleverende gemeenten.
Dan volgt er ten minste één aggregatieniveau van het type Dossier.
Onder een dossier volgen één of meerdere niveaus van het type Archiefstuk. Dit betekent hiërarchisch dat een archiefstuk deel uitmaakt van een dossier en dan zodoende ook deel uitmaakt van dat archief. Een archiefstuk kan ook wel geïnterpreteerd worden als document. Zowel dossiers onderling als archiefstukken onderling kunnen aan elkaar gerelateerd worden om verbanden vast te kunnen leggen tussen deze niveaus.
Het laagste subniveau is van het type Bestand. In een digitale omgeving is een archiefstuk opgebouwd uit één of meer bestanden, waarin de inhoud van het archiefstuk is vastgelegd. Technische eigenschappen van een archiefstuk worden dan vastgelegd op het niveau van bestand. De naamgeving van alle metadatabestanden in elk over te brengen archiefdeel moet uniek zijn.
Rip-structuur
Om de beschreven metadata volgens het toepassingsprofiel TMLO ter controle voor het
e-depot leesbaar aan te bieden, dient iedere set metadata te worden vertaald naar een metadatabestand in de vorm van een machine leesbaar Xml-bestand. Dit metadatabestand kent een machine leesbare vorm volgens de RIP-TopX 2.3-structuur - toepassingsprofiel XML.
Het e-depot controleert na ontvangst van elke SIP automatisch de inhoud (bijvoorbeeld of alle in het TopX-bestand beschreven bestanden wel aanwezig zijn), de structuur en ook de aanwezigheid van de verplichte metagegevens aan de hand van dit XML toepassingsprofiel. De voorwaarden waaraan de TopX metadata-elementen moeten voldoen staan beschreven in een xsd-schema. De controle van die xsd is één van de controles die het e-depot doet om te bepalen of de export correct in het e-depot kan worden ingelezen.
Naamgeving van bestanden
De bestandsnamen dienen aan de volgende technische eisen te voldoen:
- de bestandsnaam mag geen van deze karakters bevatten: <>:”/\|?@#$%^&*()[]{}
- de extensie in de bestandsnaam mag niet identiek zijn aan: CON, PRN, AUX, NUL, COM1 ( t/m 9), LPT1 ( t/m 9)
Let op:
- de naamgeving van bestanden in het e-depot is hoofdlettergevoelig, de bestands- en mapnamen moeten identiek zijn aan de vermelding ervan in de metadata in het aangeleverde TopX-bestand.
- de vermelding van elk bestandsformaat dient bij aanlevering in dezelfde grootte letters weergegeven te worden als deze genoemd wordt in het TopX-bestand erbij.
