Wat is een e-depot?

Regionaal Archief Tilburg biedt de aangesloten gemeenten dienstverlening aan via een e-depot. In het archief worden de permanent te bewaren dossiers opgeslagen, zowel op papier als digitaal. Voor de vele kilometers aan papier, film, video en foto’s en negatieven hebben we drie depots in beheer. Door alles in goede en ordelijke staat te bewaren, blijft het voor de overheidsorganisaties en het publiek voor de lange termijn toegankelijk. Maar tijden veranderen. Gemeenten werken inmiddels digitaal, vormen digitaal dossiers en leggen te bewaren data vast. Ook foto- en videomateriaal wordt voor een deel in digitale vorm bewaard. Er kleeft een risico aan digitale informatie: zonder specifieke maatregelen gaat het makkelijk verloren, is het moeilijk terug te vinden en wordt het ook snel onleesbaar. De uitdaging om data digitaal duurzaam te bewaren en toegankelijk te houden, hoort bij de digitale wereld waarin wij nu leven.

Sinds 2017 beheren wij daarvoor een e-depot (elektronisch depot). Daarin wordt digitale informatie uit gemeentelijke informatiesystemen opgeslagen en toegankelijk gemaakt, ook voor preservering van de bestanden. 

Dit lijkt eenvoudig, digitale data opslaan. Maar als je dit niet duurzaam doet, bestaat de kans dat de data na een paar jaar onbruikbaar zijn. Bestandsformaten veranderen. Naarmate digitale data langer worden bewaard, is de kans steeds groter dat er geen apparatuur of software meer is, die de verouderde bestanden kan lezen.  Meebewegen met de vernieuwde bestandsformaten is dan de oplossing. Dat is precies waar het e-depot voor zorgt.

Formeel is de definitie van een e-depot ‘Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software dat duurzaam beheer en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. 

Een e-depot is een specifieke oplossing gericht op het langdurig duurzaam bewaren van digitale data met hun bijbehorende metadata. Metadata of metagegevens zijn beschrijvingen van de karakteristieken van die data; dus data over data. Voorbeelden hiervan zijn de datum van creatie, de creator, de gebruikte taal en ook het gebruikte bestandsformaat (Excel, Word, jpg om er maar een paar te noemen). 

Een e-depot signaleert tijdig dat bestandsformaten in onbruik raken en dat data onleesbaar dreigen te worden. Deze data worden dan omgevormd naar een actueler bestandsformaat. Dit omzetten geschiedt dan binnen het e-depot. 

Archiefdocumenten hebben een authenticiteit, die ook bij digitale bestanden en hun versies behouden moet blijven. In het e-depot blijft de authenticiteit van de oorspronkelijke bestanden in hun oorspronkelijke samenhang behouden. De oorspronkelijke bestanden en hun beschrijvende metadata blijven bewaard en worden archief technisch verbonden aan de nieuw toegevoegde actueel bruikbare versies ervan met tevens de daaraan toegevoegde metadata.