Oosterhout is aangesloten bij ons e-depot

Op 5 november 2024 is gemeente Oosterhout als tiende relatie officieel gebruik gaan maken van de e-depotdienst van Regionaal Archief Tilburg. Met het e-depot wordt het mogelijk voor Oosterhout om te bewaren digitale archieven over te brengen naar Regionaal Archief Tilburg.             

Gemeenten werken inmiddels al jaren volledig digitaal, dus zonder documenten nog langer in papieren vorm te bewaren. Na verloop van tijd worden de te bewaren digitale archieven overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Hier worden de archieven opgeslagen, beheerd, gepresenteerd, en gepreserveerd. Een groot verschil met een analoog archief is dat de documenten op digitale wijze zijn aangemaakt. Papier kent één verschijningsvorm. Digitaal zijn er vele bestandsformaten vaak afhankelijk van het onderwerp van het document. Deze bestandsformaten komen en gaan. Om bestanden toegankelijk te houden is het in de toekomst misschien nodig om deze om te zetten naar een nieuw formaat. Ook is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het originele bestand bewaard wordt zonder dat er wijzigingen plaats vinden in dit bestand.

Net als bij analoge archieven is het belangrijk dat archiefstukken makkelijk te vinden zijn. Bij een analoog archief hoort een inventaris. Bij digitale archieven bestaat de inventaris eigenlijk uit metadata die bijgehouden wordt over het archief en de archiefstukken. Dit vereist een iets andere werkwijze van de gemeenteambtenaren die de documenten opslaan in hun systemen, maar het levert daarna heel veel tijdswinst op voor degenen die het document gebruiken. Dat geldt zowel voor de collega-ambtenaren als voor de latere archiefonderzoekers en burgers die het document willen raadplegen.
Nog een groot voordeel: documenten in een e-depot zijn snel en eenvoudig via een website te bekijken, zonder naar een archief te hoeven reizen, stukken op te vragen, ze uit een depot te halen, etc.

Los van het formele gebruik van het e-depot zijn we in gesprek met Oosterhout om systemen van de gemeente te koppelen aan het e-depot. Dit is een gezamenlijke inspanning van Regionaal Archief Tilburg, Gemeente Oosterhout, en de softwareleveranciers van Oosterhout. Op het moment lopen de gesprekken over het automatisch overbrengen van videotulen uit Notubiz en van burgerzaken uit iBurgerzaken.

Op de foto: Kitty van Laviere (Vervangend teamleider Informatie, Innovatie en Beheer) en Pauline van Hezik (directeur Regionaal Archief Tilburg)